Soal administrasi perkantoran

TUGAS MANDIRI

ADMINISTRASI PERKANTORAN

(ADPU4331)

PETUNJUK: UNTUK SOAL NOMOR   1  SAMPAI  DENGAN 29,  PILIHLAH SATU JAWABAN YANG PALING TEPAT!

1.   Menurut Sondang P. Siagian kita dapat me-mandang organisasi sebagai “wadah” dan organisasi sebagai proses. Apabila suatu ba-gan organisasi atau organigram kita pandang sebagai proses, yang dimaksud adalah ....

A.   melihat organigram sebagai susunan atau struktur jabatan

B.   menghitung berapa jumlah personil yang tercantum

C.   membahas hirarkhi atau jenjang jabatan dalam organisasi tersebut

D.   melihat siapa yang menduduki jabatan

2.   Sesuai pendapat Sondang P. Siagian tentang ciri pokok organisasi yang lebih baik antara lain adalah adanya kesatuan perintah dan kesatuan arah sehingga dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien, maka Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, mengatakan adanya prinsip ....  

A.   tujuan, mengandung konsekuensi adanya kesatuan pimpinan dan kesatuan arah gerak         

B.   pembagian tugas dan penugasan kerja yang homogen

C.   hierarki atau jenjang jabatan sehingga terjadi pendelegasian yang berimbang

D.   hierarki atau jenjang jabatan dengan memperhatikan pengaturan tugas yang jelas

     

3.   Dari pendapat para ahli maupun hasil pene-litian mengenai prinsip organisasi menyebut-kan bahwa organisasi harus memiliki tujuan (yang jelas), sebab tujuan organisasi dapat ....

A.   menciptakan hirarkhi atau jenjang jabatan

B.   mempermudah pengendalian (span of control)

C.   mempermudah mengarahkan anggota da-lam kesatuan langkah/gerak

D.   membagi tugas dan memberi tugas se-cara homogen

4.   Sesuai dengan pengertian organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen, kalau kita melihat suatu gambar atau organigram beser-ta susunan personilnya kita sedang melihat ....

A.   organisasi sebagai proses

B.   organisasi sebagai wadah

C.   organisasi yang sifatnya status

D.   analisis hubungan struktural

5.   Terjadinya korupsi di negara kita yang sampai saat ini sulit diberantas dan apabila mengacu pada prinsip-prinsip organisasi menurut Sondang P. Siagian, kondisi ini tidak sesuai dengan prinsip ....

A.   tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap anggota organisasi

B.   pemberian balas jasa atau imbalan ke-pada anggota organisasi yang setimpal dengan jasa atau prestasi yang diberikan

C.   adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, prinsip ini penting karena apabila wewenang lebih besar dari tanggung jawab akan menimbulkan penyalahgunaan wewenang

D.   tujuan organisasi harus jelas, karena tanpa tujuan yang jelas organisasi dapat diumpamakan dengan kapal yang tidak mempunyai pelabuhan tujuan

6.   Gerge R Terry menyebutkan unsur-unsur ma-najemen dengan “the six M’s of management” sedangkan unsur-unsur atau komponen da-lam organisasi yang diperlukan untuk melak-sanakan kegiatan ada 4 (empat). Unsur yang ada dalam manajemen tetapi tidak terdapat dalam komponen adalah ....

A.   tujuan yang harus dicapai dalam orga-nisasi

B.   pasar atau market

C.   manajer

D.   modal

7.   Dari gambar atau bagan organisasi yang didasarkan konsep organisasi lini, maka ke-pala bagian karcis kereta api yang merupakan pengawas madya mempunyai kewenangan untuk ....

A.   meminta kepala urusan pesanan karcis pesawat memindahkan pemesan karcis pesawat ke karcis kereta api apabila kar-cis pesawat habis

B.   melakukan koordinasi dengan kepala bagian karcis pesawat terbang apabila terjadi permasalahan dengan pemesanan karcis kereta api

C.   melapor kepada pimpinan apabila terjadi penyelewengan urusan pembukuan karcis kereta api

D.   mengusulkan rapat koordinasi antar ba-gian karcis

8.   Dari gambar atau bagan organisasi yang didasarkan konsep organisasi bentuk fung-sional, maka pertukaran tugas (tour of duty) yang paling mungkin dilakukan adalah antar manajer misalnya melakukan rotasi antar manajer pemasaran dengan manajer prodksi sebab ....

A.   manajer produksi maupun manajer pema-saran dapat membimbing karyawan pada unit I dan unit II

B.   spesialisasi dari masing-masing manajer tersebut dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin

C.   karyawan apda unit I maupun unit II mem-punyai solidaritas yang tinggi untuk mene-rima manajer manapun yang memimpin mereka

D.   baik manajer pemasaran maupun manajer produksi merupakan jabatan fungsional yang setara

9.   Didasarkan pada konsep organisasi bentuk lini dan staf, unit staf pada kantor bank dapat di-sebut sebagai unit penunjang, sebab tugasnya adalah ....

A.   karyawan atau pejabat yang ditempatkan pada unit tersebut didasarkan pada ke-mampuan memberikan nasihat

B.   memberikan bantuan pelayanan kepada unit lini sesuai kebutuhannya

C.   sebagai mediator atau perantara antara direktur dengan para manajer unit lini

D.   melaksanakan tugas staf (staff function)

10.   Departementasi di Universita Terbuka yang terdiri dari 4 Fakultas, beberapa Lembaga, dan Pusat serta beberapa unit Program Be-lajar Jarak Jauh (UPBJJ), termasuk departe-mentasi yang didasarkan menurut ....

A.   fungsi

B.   produk

C.   daerah

D.   matriks

11.   Pada perusahaan elektronik yang besar se-perti Sanyo, Philips, dan sebagainya. Dasar yang digunakan untuk melakukan departe-mentasi adalah bersifat campuran. Apabila akan dilakukan efisiensi, maka yang paling mudah digabung menjadi satu departemen adalah ....

A.   divisi umum dengan divisi produksi

B.   divisi logistik dengan divisi pemasaran

C.   unit produksi dengan bagian distribusi

D.   divisi pemasaran dan divisi penjualan

12.   Karena kemampuan seorang pemimpin untuk mengawasi dan mengendalikan bawahannya terbatas, maka jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan dan pengendalian se-orang atasan harus dibatasi secara rasional. Prinsip yang digunakan adalah ....

A.   semakin tinggi tingkatan dalam suatu or-ganisasi rentang kendali semakin sempit

B.   semakin tinggi tingkatan dalam suatu organisasi rentang kendali semakin luas

C.   semakin rendah tingkatannya dalam orga-nisasi rentang kendali semakin sempit

D.   rasio antara pemimpin suatu unit dengan karyawan yang berada di bawah penga-wasannya adalah 1 : 10

13.   Menurut hasil penelitian para ahli, jumlah rentang kendali untuk tingkatan organisasi yang tinggi adalah 3 sampai 7 orang, sebab semakin tinggi tingkatan dalam organisasi ....

A.   tanggung jawabnya semakin besarnya dan semakin luas ruang lingkungannya

B.   dituntut tingkat pendidikan, pengetahuan dan ketrampilan yang tinggi

C.   semakin diperlukan kemampuan dan ting-kat pengetahuan yang tinggi yang dimiliki pimpinan

D.   semakin dituntut kemampuan kadership-nya

14.   Dengan adanya pemekaran wilayah pemu-kiman yang jauh dari pusat kota, banyak bank yang membuka kantor cabang di wilayah pemukiman baru, demikian pula kantor pos dan biro perjalanan. Hal ini menunjukkan bahwa dalam menentukan lokasi gedung kantor mempertimbangkan faktor ....

A.   pemukiman yang baru dibuka

B.   kedekatan dengan pasar tenaga kerja yang berkembang ke daerah baru

C.   jarak antara lokasi gedung dengan rumah penduduk

D.   lingkungan sekitar yang sesuai dan menjamin kelancaran kegiatan

15.   Dalam menentukan lokasi gedung kantor, faktor harga atau sewa bangunan menjadi salah satu pertimbangan yang penting, bila dihubungkan dengan produk yang dihasilkan sebab ....

A.   ada korelasi yang berarti antara pene-kanan biaya tetap (overhead cost) dengan keuntungan hasil penjualan produk

B.   tempat yang secara teoritis kurang baik berkolerasi dengan harga atau sewa bangunan

C.   untuk menghasilkan produk yang ber-kualitas diperlukan lokasi gedung kantor yang strategis

D.   lokasi gedung kantor yang baik akan menghasilkan produktivitas kerja yang tinggi

16.   Dalam menentukan lokasi gedung kantor fak-tor keamanan selalu menjadi pertimbangan yang penting, tidak hanya untuk keamanan peralatan (mesin, komputer, alat-alat elek-tronik, dan sebagainya), tetapi juga bagi ma-nusia/karyawan itu sendiri, sehingga perlu ....

A.   memperhatikan bentuk dan susunan ge-dung kantor dilengkapi dengan jendela dan pintu-pintu

B.   memperhatikan bentuk dan susunan ge-dung kantor yang memenuhi syarat untuk keamanan

C.   menjamin kesehatan dan kesenangan karyawan guna menjaga motivasi dan semangat kerja

D.   mempertimbangkan lokasi gedung kantor agar dekat dengan rumah sakit dan kantor pemadam kebakaran

17.   Menyusun tata letak peralatan dalam suatu kantor memerlukan banyak pertimbangan. Bagi kantor yang kegiatannya memberikan pelayanan, pengaturan ruang kantor harus bertujuan ....

A.   agar aliran kerja efektif dan nyaman

B.   untuk mengkordinir penggunaan ruang dengan penerangan dan pendingin

C.   agar hubungan komunikasi antar kar-yawan lancar

D.   untuk menjamin kenyamanan karyawan dan masyarakat yang berhubungan de-ngan kantor tersebut

18.   Salah satu fungsi bagan organisasi adalah untuk memperlihatkan garis wewenang, tang-gung jawab dan hubungan kerja antara unit organisasi yang bersangkutan. Untuk menge-tahui suatu unit merupakan unit yang lebih tinggi wewenang dan tanggung jawabnya da-pat dilihat dari ....

A.   bentuk kotaknya lebih besar dari yang lain dan dihubungkan dengan garis alur wewenang yang masuk pada titik tengah sisi kotak

B.   gambarnya dibuat bentuk piramid dan di-hubungkan dengan garis alur wewenang yang masuk pada titik tengah sisi kotak

C.   bentuk kotaknya lebih besar dari yang lain dan dihubungkan dengan garis alur we-wenang dengan garis terputus-putus ke bawah kotak yang lebih kecil

D.   bentuk kotaknya dibuat berbeda dengan kotak yang lain dan dihubungkan dengan garis alur wewenang melintasi garis samping dan memasuki gambar kotak di bawahnya

19.   Apabila dalam bagan organisasi terdapat 4 bentuk segi empat panjang yang sama be-sarnya dan berada pada garis lurus yang mendatar, menunjukkan ....

A.   bagan tersebut harus diisi dengan pen-jelasan-penjelasan

B.   terdapat empat unit dan organisasi ter-sebut yang memiliki tingkat jenjang yang sama

C.   keempat unit tersebut tidak saling ber-kaitan

D.   terdapat empat unit dari organisasi ter-sebut yang tugasnya sama

20.   Bagi Biro Organisasi suatu departemen pe-merintahan, bagan fungsi sangat membantu dalam meneliti dan merumuskan kegiatan organisasi sebab dalam tiap kotak organisasi berisi ....

A.   nama dan pangkat dari pejabat dalam organisasi tersebut

B.   uraian tugas yang berasal dari analisis jabatan

C.   penetapan tugas, fungsi, susunan orga-nisasi dan tata kerja sesuai surat kepu-tusan pejabat yang berwenang

D.   rumusan fungsi-fungsi yang dapat dikem-bangkan lebih lanjut sesuai kebutuhan

21.   Bagan Nama dan Pangkat merupakan salah satu macam bagan organisasi yang sangat penting bagi pejabat Biro Kepegawaian, sebab bagan tersebut ....

A.   menjadi dasar restrukturisasi dan peng-gantian pejabat suatu unit organisasi

B.   dijadikan patokan dalam merencanakan kenaikan pangkat dan jabatan selanjutnya

C.   sebagai dasar perencanaan pendidikan dan latihan pejabat

D.   untuk mengetahui nama-nama dan pang-kat pejabat di lingkungan unit organisasi yang dikelolanya

22.   Dalam suatu instansi pemerintah tata cara berkomunikasi melalui telepon juga dibuatkan petunjuk pelaksanaannya secara tertulis, tu-juannya ....

A.   manajemen mudah mengontrol penggu-naan telepon

B.   karyawan memiliki tanggung jawab untuk ikut memiliki

C.   dapat menghitung biaya tagihan telepon per bulan

D.   mudah memberikan sanksi bagi karyawan yang melanggar aturan yang ada

23.   Sebelum membuat surat niaga atau memo dinas, sebaiknya buatlah outlinenya terlebih dahulu, tujuannya ....

A.   agar kalimat yang dibuat menjadi lebih sederhana

B.   untuk membuat kalimat yang dapat menyenangkan penerima surat tersebut

C.   agar urut-urutan isi dapat mencakup point-point yang ingin disampaikan

D.   agar menjadi kemasan yang ringkas dan logis

24.   Dampak dari penggunaan word processor (pengalah kata) untuk operasi kegiatan kantor adalah pada penyediaan anggaran yang membengkak. Oleh karenanya pemanfaatan-nya harus optimal dan efektif, dengan cara ....

A.   dilakukan pengendalian dan pengawasan yang ketat

B.   diadakan pelatihan bagi para operatornya

C.   pemeliharaan peralatan secaar intensif

D.   dibuatkan seperangkat peraturan yang berisi pedoman, sistem dan prosedur penggunaan

25.   Dalam proses restrukturisasi suatu organisasi kantor, apabila dilakukan kebijakan pengu-rangan karyawan masalah yang paling sulit dan sensitif adalah menentukan karyawan mana yang akan diputus hubungan kerjanya. Untuk itu perusahaan perlu mengantisipasi terjadinya ....

A.   aksi sabotase yang dilakukan serikat-serikat pekerja

B.   campur tangan Depnaker setempat

C.   upaya musyawarah dengan serikat-serikat pekerja

D.   penurunan motivasi atau gairah kerja

26.   Dalam proses restrukturisasi organisasi peru-sahaan yang bertujuan mengurangi tenaga kerja yang berlebihan, tugas manajer kantor antara lain mengatasi karyawan yang menen-tang, menciptakan kepercayaan terhadap perusahaan dengan cara meningkatkan ko-munikasi. Tujuannya adalah ....

A.   agar mudah melakukan negosiasi jumlah pesangon

B.   supaya karyawan yang diberhentikan tidak menuntut yang pesangon

C.   menghindari terjadinya sabotase atau demonstrasi karyawan

D.   untuk meredam terjadinya rumor yang merugikan perusahaan

27.   Dalam melakukan penyusunan personil kan-tor, ada prinsip-prinsip yang penting untuk diperhatikan, antara lain “hubungan kerja yang bersifat impersonal/tidak bersifat pribadi”, maksudnya adalah ....

A.   tidak boleh ada hubungan keluarga dalam satu kantor

B.   antar karyawan tidak diperbolehkan men-jalin hubungan pribadi

C.   tidak boleh ada hubungan keluarga di an-tara petugas yang erat kaitannya dengan prosedur kerja

D.   adanya hubungan keluarga dalam satu unit kerja akan menimbulkan kolusi dan korupsi

28.   Keuntungan mencari calon karyawan yang bersumber dari dalam perusahaan/instansi (sumber internal), yaitu proses seleksi dan orientasi lebih mudah, karyawan lebih cepat menyesuaikan diri. Namun kendalanya adalah untuk memperoleh tenaga yang sesuai kualifikasi yang diminta. Oleh karenanya se-belum menetapkan cara seleksi dari sumber internal, perlu dipertimbangkan ....

A.   apakah perusahaan dapat menggunakan sumber eksternal

B.   dana yang disediakan untuk melakukan seleksi

C.   kualifikasi yang diminta perusahaan

D.   tersedianya sumber daya manusia yang memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan

29.   Pengertian analisis jabatan antara lain adalah sebagai suatu proses penelitian secara kritis tentang tugas karyawan. Pengertian proses disini menunjukkan bahwa dalam melakukan analisis jabatan ....

A.   diadakan pengumpulan data/informasi tentang macam-macam kegiatan

B.   diperlukan langkah-langkah kegiatan yang membutuhkan waktu

C.   setelah pengumpulan data/informasi, dilakukan evaluasi dan disusun berdasar hierarki

D.   dilakukan deskripsi jabatan, uraian ja-batan, spesifikasi jabatan sampai dengan persyaratan jabatan

PETUNJUK:  UNTUK SOAL NOMOR   30   SAMPAI   45,   PILIHLAH:

A.   JIKA 1) DAN 2) BENAR!

B.   JIKA 1) DAN 3) BENAR!

C.   JIKA 2) DAN 3) BENAR!

D.   JIKA 1), 2), DAN 3) SEMUANYA BENAR!    

30.   Kita dapat melihat suatu bagan atau orga-nigram suatu organisasi dengan meman-dangnya sebagai “wadah” apabila terdapat ....

1)   nama yang ditulis pada setiap kotak-kotak bagan

2)   jumlah personil yang tercantum dalam bagan

3)   susunan atau struktur organisasi dan jumlah personilnya

31.   Perbedaan pengertian organisasi yang dike-mukakan oleh Sondag P. Siagian dengan organisasi sosial atau organisasi politik adalah menyangkut ....

1)   jumlah anggotanya

2)   tujuan yang akan dicapai

3)   cara menetapkan tujuan

32.   Dari pengertian tata ruang kantor yang diberikan oleh George R. Terry maka yang dimaksud dengan “penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang “ adalah ....

1)   ukuran atau besar kecilnya ruang sesuai jumlah pegawai

2)   ukuran atau besarnya ruang sesuai jumlah pengawas dan jumlah peralatan kantor yang ada

3)   penempatan gedung kantor dan jarak antar ruang

33.   Salah satu faktor penting yang menentukan kelancaran penyelenggaraan kegiatan kantor adalah penyusunan tempat kerja dan per-lengkapan kantor sebaik-baiknya. Dengan penyusunan tata ruang kantor yang baik ber-dampak pada ....

1)   efisiensi tenaga dan waktu para karyawan karena ruang geraknya efektif

2)   proses penyelesaian pekerjaan menjadi lancar

3)   pemakaian alat komunikasi seperti tele-pon, faksimile optimal

34.   Dalam penyusunan tata ruang kantor terdapat pedoman-pedoman yang perlu diperhatikan antara lain asas rangkaian pekerjaan. Asas ini sesuai untuk diterapkan pada ruang produksi garment (pakaian jadi), sebab pekerjaan pem-buatan pakaian merupakan proses ....

1)   berdasarkan urutan pekerjaan

2)   bergerak maju, dari awal pekerjaan menuju ke penyelesaian

3)   alat perlengkapannya tidak boleh diganti dengan yang baru

35.   Cahaya merupakan faktor yang yang paling penting dalam penyusunan tata ruang kantor karena dapat meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Cahaya lampu merupakan sumber yang tepat untuk mengatur penerangan kan-tor, sebab ....

1)   cahayanya dapat diatur sesuai kebutuhan

2)   biayanya dapat diatur dan disesuaikan dengan jumlah pemakaian

3)   dapat digunakan baik untuk gedung satu lantai maupun gedung bertingkat

36.   Pimpinan suatu instansi baik pemerintah maupun swasta perlu memiliki kemampuan komunikasi yang handal, sebab dalam orga-nisasi perkantoran kemampuan komunikasi sangat menunjang dalam ....

1)   melaksanakan perencanaan, pengorgani-sasin dan pengawasan

2)   menjalankan kehidupannya sehari-hari

3)   mencapai tujuan dan prosedur organisasi

37.   Agar komunikasi secara tertulis memperoleh hasil yang efektif, seorang pimpinan kantor dituntut untuk menguasai bentuk komunikasi, dapat mengidentifikasi pesan-pesan yang harus ditulis, memahami kebutuhan peralatan informasi yang diperlukan kantor, dan pendis-tribusiannya, sebab ....

1)   korespondensi mencerminkan organisasi-nya

2)   komunikasi lewat tulisan merupakan cara yang paling efektif bagi pengambil kepu-tusan

3)   komunikasi erat hubungannya dengan korespondensi

38.   Presentasi merupakan media komunikasi lisan yang dapat menyampaikan pikiran, ide-ide dan hal-hal lain yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab para eksekutif. Untuk dapat memberikan presentasi yang baik, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah ....

1)   penguasaan materi yang dipresentasikan

2)   kemampuan menggunakan bahasa yang logis, argumentatif, dan persuasif

3)   memiliki rasa percaya diri

39.   Bagi UPBJJ Kupang, menanyakan hal ihwal yang berhubungan dengan pelaksanaan ujian ke UT pusat lebih mudah dengan meng-gunakan fasilitas Sambungan Langsung Jarak Jauh (SLJJ), sebab ....

1)   waktunya cepat dan langsung mendapat jawaban

2)   biayanya relatif murah

3)   bisa berlangganan dengan biaya relatif murah

40.   Tujuan akhir analisis jabatan adalah ....

1)   mendapatkan calon tenaga kerja yang tepat untuk tempat pekerjaan yang tepat

2)   melakukan penempatan pegawai secara obyektif

3)   mencari calon tenaga kerja di pasaran baik melalui iklan maupun dari dalam perusahaan untuk mengisi lowongan kerja

41.   Salah satu kegunaan analisis jabatan adalah untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja atau pegawai yang diperlukan guna melak-sanakan tugas pekerjaan yang bersangkutan, sebab dengan merinci tugas menjadi tindakan dan langkah-langkah dari suatu pekerjaan dapat diketahui ....

1)   persyaratan suatu pekerjaan

2)   jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan bersangkutan

3)   ketrampilan yang diperlukan untuk melak-sanakan pekerjaan bersangkutan

42.   Dalam organisasi yang besar dan kompleks maka dalam tahap identifikasi pekerjaan dan penyusunan daftar pertanyaan tidak mudah dilakukan. Untuk membantu hal tersebut di-perlukan ....

1)   alat bantu berupa bagan/struktur orga-nisasi

2)   wawancara dengan pemegang pekerjaan

3)   diskusi dengan pimpinan unit organisasi yang bersangkutan dan stafnya

43.   Untuk kebutuhan program rotasi atau mutasi karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain di suatu perusahaan, hasil analisis jabatan akan sangat membantu sebab memuat ....

1)   deskripsi jabatan

2)   golongan-golongan jabatan

3)   spesifikasi jabatan

44.   Apabila bagian personalia merencanakan penerimaan pegawai, maka analisis jabatan diperlukan untuk menentukan ....

1)   syarat-syarat yang dibutuhkan bagi pe-lamar

2)   menyeleksi lamaran-lamaran yang meme-nuhi persyaratan

3)   menentukan dasar penggajian bagi kar-yawan yang diterima

45.   Dalam kaitannya dengan penerimaan calon pegawai, kegunaan analisis jabatan adalah untuk mencocokkan apakah calon memenuhi syarat sesuai dengan yang tercantum dalam ....

1)   deskripsi jabatan

2)   spesifikasi jabatan

3)   syarat-syarat jabatan